Analisis Kebutuhan Diklat

Ilustrasi: Sumber. pusatdiklat.com

Dalam konteks penyusunan program diklat, yang paling penting adalah analisis kebutuhan (need), kemudian penentuan tujuan setelah penyusunan rencana awal diklat, pelaksanaan terakhir evaluasi. Menurut pendapat Burton, Merrill dan Kaufman yang menyatakan kebutuhan adalah ketimpangan atau gap antara “apa yang seharusnya” dengan  apa yang “kenyataannya”.

Untuk mempermudah pemahaman, pengertian kebutuhan sebagaimana dikemukakan di atas, dapat digambarkan sebagai berikut:

  

Artinya kebutuhan itu dapat diketahui dari adanya ketimpangan atau belum dicapainya suatu situasi berdasarkan unjuk kerja yang dipersyaratkan dalam sebuah jabatan atau pekerjaan.

Kemudian yang dimaksud dengan analisis kebutuhan diklat adalah proses untuk menentukan apa yang seharusnya sesuai sasaran dan dilanjutkan dengan mengukur jumlah ketimpangan antara semestinya dengan kenyataan. Proses ini disebut juga sebagai need assessment. Jadi, analisis kebutuhan diklat dapat dikatakan sebagai studi analisis suatu masalah dengan mengumpulkan data sebagai rujukan dalam mengambil keputusan.

Tahapan Analisis Kebutuhan Diklat        

1.    Penyusunan rencana

2.    Identifikasi masalah

3.    Penentuan lingkup perencanaan

4.    Identifikasi alat dan prosedur analisis

5.    Penentuan dan rumuskan kondisi sekarang

6.    Tentukan kondisi yang diharapkan,

7.    Pertemukan perbedaan pendapat

8.    Urutkan kebutuhan dan teruskan penilaian untuk tetap up to date

 

Pada langkah kedelapan secara tegas dinyatakan untuk melakukan penilaian sehingga hasil yang diperoleh selalu tetap up to date. Langkah pelaksanaan yang disebutkan di atas, merupakan salah satu pilihan yang dapat diterapkan dalam pelaksanaan analisis kebutuhan diklat.

 

Hal lainnya yang terkait dengan pelaksanaan analisis kebutuhan diklat adalah tingkatan atau level pelaksanaan analisis kebutuhan diklat yang meliputi level    organisasi, pekerjaan dan individu. Pada level organisasi, analisis ditujukan untuk melihat kelemahan umum yang terdapat pada organisasi. Misalnya unit atau bidang yang paling membutuhkan pelatihan berdasarkan kinerja yang dicapai. Analisis kebutuhan diklat pada level pekerjaan bertujuan untuk mengetahui jenis keterampilan, pengetahuan dan sikap yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang berkaitan dengan pekerjaan tertentu. Misalnya, pekerjaan arsiparis membutuhkan jenis keterampilan, pengetahuan atau sikap apa saja sehingga pekerjaan arsiparis menjadi lebih baik. Selanjutnya, analisis kebutuhan diklat pada level individu bertujuan untuk mengetahui siapa diantara pegawai yang akan mengikuti diklat tertentu.

Kaufman dengan memperhatikan kondisi awal atau pertanyaan yang diajukan untuk melaksanakan analisis kebutuhan membagi jenis analisis ke dalam 6 kategori, yaitu model Alpha, Beta, Gamma, Delta, Epsilon dan Zeta. Kategori ini dikembangkan Kaufman untuk menunjukkan adanya urut-urutan langkah kegiatan dalam analisis kebutuhan.

Model Alpha dimulai dari seluruh bagian yang terkait dengan analisis kebutuhan (dewan pendidikan, fasilitator, penyelenggara dan pengguna lulusan) saling menghargai pendapat yang ada tentang solusi yang diberlakukan saat ini. Selanjutnya ditentukan kesenjangan antara hasil yang diperoleh dengan hasil dipersyaratkan dan yang diharapkan. Model Beta dilakukan pada saat semua unsur yang terkait dengan pelaksanaan diklat telah merasa yakin bahwa tujuan dan kebijakan yang diterapkan sudah benar, hal ini akan menjadi prasyarat untuk menentukan kesenjangan dalam kinerja peserta sekarang dengan kinerja yang diharapkan. Model Gamma dimulai pada saat timbul pertanyaan untuk mengurutkan hasil (goal) dan tujuan (objective) yang telah ada untuk menghasilkan urutan hasil yang diharapkan berdasarkan prioritas, alternatif program maupun material yang menunjang pencapaian kinerja organisasi. Model Delta lebih memfokuskan perhatian pada tugas-tugas manajerial untuk menunjang pelaksanaan analisis kebutuhan. Selanjutnya model Epsilon dan Zeta mempunyai peranan untuk melakukan evaluasi sehingga secara konstan dan berkelanjutan terjadi perubahan.

Pengelompokan yang lain atas ruang lingkup analisis kebutuhan diklat dilakukan oleh Laird, yaitu dengan micro needs dan macro needs. Pengelompokan ini didasarkan atas dampak dari kegiatan yang dilakukan oleh Unit Training&Development pada suatu organisasi. Micro needs  ditujukan hanya untuk mengetahui kebutuhan seseorang atau kelompok kecil pegawai, sebaliknya macro needs  ditujukan untuk seluruh pegawai atau sekelompok pegawai yang melaksanakan tugas dengan spesifikasi pekerjaan yang sama.

Selanjutnya, Kaufman mengidentifikasi adanya  tiga model umum analisis kebutuhan diklat, yaitu: model induktif, deduktif, dan klasik. Model induktif  adalah suatu model yang didahului dengan kegiatan mengukur perilaku calon peserta, kemudian mengelompokkannya dalam kawasan program dari sudut tujuan umum yang diharapkan oleh masyarakat. Harapan tersebut kemudian dibandingkan dengan tujuan besar yang telah ditetapkan dan akhirnya disusun tujuan yang lebih terperinci. Model deduktif (tipe D) adalah suatu model yang berturut-turut dimulai dari rumusan  tujuan umum dan pernyataan hasil yang ada dituangkan ke dalam tingkah laku yang diharapkan, penetapan kriteria untuk mengukur perilaku, mengadakan kesepakatan dengan  partner pendidikan lainnya (calon peserta, fasilitator, pengguna lulusan dan masyarakat), melakukan pengumpulan data tentang kesenjangan kemampuan, merumuskan tujuan, mengembangkan program, melaksanakan dan mengevaluasi. Sementara itu model klasik (tipe C) adalah suatu model yang berkaitan dengan orientasi pencapaian sasaran pada pendidik daripada orientasi pencapaian sasaran si belajar.

Secara lebih lengkap, untuk menggambarkan hubungan antara komponen-komponen yang mendukung pelaksanaan analisis kebutuhan diklat, yaitu: teknik, alat dan tujuan analisis kebutuhan diklat. Selanjutnya dapat dilihat  dalam  gambar berikut:

 

 Gambar : Hubungan Teknik, Alat dan Tujuan Analisis Kebutuhan

Disari dari sumber: https://bkd.jogjaprov.go.id

 

Dari gambar di atas dapat diketahui bahwa teknik, alat dan tujuan pelaksanaan analisis kebutuhan diklat demikian luas. Teknik yang dapat digunakan  bersifat saling melengkapi antara satu dengan lainnya. Teknik pertama adalah perluasan pengumpulan data yang berkaitan dengan kinerja pegawai yang menjadi target pelaksanaan analisis kebutuhan diklat. Contoh data dapat berupa grafik penjualan atau pendapatan, angka kecelakaan dan lain-lain.

Teknik selanjutnya adalah needs assessment yang diartikan sebagai cara untuk mendapatkan opini tentang tujuan (optimals, actuals, feelings, causes dan solusions) dari berbagai pihak. Teknik needs assessment mensyaratkan melakukan kontak dengan sumber informasi untuk mendapatkan perspektif dan informasi baru yang terkait dengan kinerja yang telah dicapai oleh setiap orang atau organisasi. Teknik terakhir adalah melakukan subject matter analysis, yaitu melakukan pengkajian terhadap bangun pengatahuan, keterampilan atau sikap yang akan dibelajarkan, sehingga calon peserta diklat dapat meningkatkan kinerjanya.  

Teknik lainnya adalah analisis kebutuhan diklat dengan menggunakan Quality Function Deployment (QFD). Teknik ini menggunakan statistik, model setahap demi setahap untuk menemukan apa yang harus dilakukan pada semua level pekerjaan untuk menemukan permintaan pelanggan. Hasil dari proses ini digunakan untuk menemukan kebutuhan pekerja atau peserta belajar yang berupa konten pembelajaran, perilaku yang diharapkan, metode, proses, dan lain sebagainya dalam memuaskan pelanggan melalui peningkatan kualitas pekerjaan.

Seluruh teknik analisis yang dikemukakan di atas, perlu didukung oleh alat yang tepat. Dengan memperhatikan demikian luasnya teknik analisis yang dapat dilakukan, maka alat analisispun menjadi bervariasi, yaitu dapat menggunakan wawancara, observasi, analisis kelompok dan survey. Berdasarkan pilihan alat tersebut, survey dengan menggunakan kuesioner menjadi pilihan yang banyak dilakukan oleh pengembang program diklat.

Berdasarkan uraian tentang analisis kebutuhan diklat di atas, dapat diketahui bahwa lembaga penyelenggara diklat pada semua tingkatan baik swasta maupun pemerintah perlu melakukan analisis kebutuhan diklat sebagai proses dalam menentukan kebutuhan belajar secara spesifik. Dengan demikian diharapkan ada kesesuaian antara kebutuhan individu dengan organisasi.

Sumber :

Sebagaian Besar Artikel ini di ambil dari Website. http://bkd.jogjaprov.go.id/ Tentang. Konsepsi Analisis Kebutuhan Diklat (AKD).

Gagne and  Briggs, op. cit.

William J. Rothwell, H. C. Kazanas, Mastering the Instructional Design Process, A Systematic Approach (San Fransisco: Jossey-Bass Publishers, 1992

Penelope Hawe, Deirdre Degeling, Jane Hall, Alison Brierley, Evaluating Health Promotion, A Health Worker’s Guide (Sydney: MacLennan & Petty Pty Limited, 1995

Jerold E. Kemp, Gary R. Morrison, Steven M. Ross, Designing Effective Instruction (New York: Macmillan College Publishing Company, 1994)

Arief S. Sadiman, Perencanaan Sistem Pembelajaran, Prototipa Bahan Perkuliahan (Jakarta: Fakultas Pasca Sarjana IKIP Jakarta, 1992/1993)

Allison Rosset and Joseph W. Arwady, Training Needs Assesment (New Jersey: Education Techology Publications, Inc, 1987)